Política de Privacidade

01 Entidade e responsabilidades

A Habitzo é disponibilizada pela Habitzo Facilities, Unipessoal, Lda, com o NIPC 519106156 e sede na Av. Sacadura Cabral, 183A 2E, 4560-480 Penafiel, Portugal. O contacto para assuntos de proteção de dados é geral@habitzo.ai.

A empresa disponibiliza a plataforma e presta também serviços de gestão de condomínios. É responsável pelos tratamentos cujas finalidades e meios determina, incluindo a operação e segurança da plataforma, a gestão da relação com os seus clientes e a resposta aos pedidos que lhe são dirigidos.

Nos tratamentos realizados por conta de um condomínio, nomeadamente na organização das comunicações e dos registos da sua administração, o condomínio pode ser o responsável pelo tratamento, representado pela respetiva administração, e a Habitzo atuar segundo as suas instruções. O papel de cada entidade depende do serviço e do contrato aplicáveis. Os titulares podem solicitar a identificação da entidade responsável pelo tratamento dos dados do seu condomínio através do contacto acima.

02 Dados e respetiva origem

Consoante as funcionalidades utilizadas, podem ser tratados:

• Dados de conta e contacto: nome, endereço de correio eletrónico, número de telefone quando fornecido, identificador de conta e informação necessária à autenticação.
• Ligação ao condomínio: condomínio, edifício ou fração associados, qualidade de membro, função, permissões e convites de acesso.
• Comunicações e pedidos: mensagens, comunicados, ocorrências, comentários, fotografias e outros elementos enviados nas funcionalidades disponíveis, bem como datas, estados e registos de acompanhamento.
• Informação técnica: identificadores da aplicação e do dispositivo, registo para envio de notificações, plataforma, versão da aplicação, idioma, endereço IP e registos de acesso e segurança tratados pela infraestrutura.
• Contactos com a empresa: conteúdo das mensagens enviadas por correio eletrónico e informação necessária à resposta e à prestação do serviço solicitado.

Os dados são fornecidos pelo próprio titular, gerados durante a utilização do serviço ou recebidos da administração do condomínio para organizar convites, membros e frações. Quando é escolhida a entrada com Google ou Apple, são recebidos os dados de identificação disponibilizados por esse serviço, de acordo com a opção utilizada.

A criação e utilização da conta exigem os dados necessários à identificação, autenticação e atribuição de acesso ao condomínio. Sem esses dados, determinadas funcionalidades podem não estar disponíveis. Fotografias e informação adicional são facultativas, salvo quando necessárias ao pedido concreto apresentado.

Os conteúdos enviados devem limitar-se ao necessário para a comunicação ou resolução do assunto. Deve evitar-se a inclusão de dados sensíveis, documentos de identificação ou informação de terceiros sem necessidade.

03 Finalidades e fundamentos

Os dados são utilizados para permitir o acesso à Habitzo, organizar a relação com o condomínio, disponibilizar comunicações, acompanhar pedidos e manter o serviço seguro.

Disponibilização do serviço

Criação e manutenção de contas, autenticação, apoio ao utilizador e execução dos serviços contratados. O fundamento é a execução de um contrato com o titular, quando este seja parte, ou as diligências solicitadas antes da sua celebração.

Gestão e comunicação do condomínio

Associação de membros e frações, envio de comunicados, mensagens e acompanhamento de ocorrências. O fundamento pode ser o interesse legítimo em assegurar a administração e a comunicação necessárias ao condomínio, ponderado com os direitos dos titulares, ou uma obrigação legal concreta da administração, quando aplicável.

Segurança e funcionamento

Controlo de acessos, prevenção de abuso, diagnóstico de falhas e proteção dos dados. O fundamento é o interesse legítimo em manter o serviço fiável e proteger as contas e os condomínios.

Obrigações legais e defesa de direitos

Resposta a determinações das autoridades, conservação de documentos legalmente exigida e gestão de reclamações ou litígios. O fundamento é a obrigação legal aplicável ou o interesse legítimo na defesa de direitos, conforme o caso.

Tratamentos sujeitos a consentimento

Quando um tratamento depender de consentimento, este é solicitado de forma específica e pode ser retirado. As autorizações de câmara, fotografias e notificações são também geridas nas definições do dispositivo; a autorização técnica não substitui o fundamento aplicável ao tratamento dos dados.

A Habitzo não vende dados pessoais nem os utiliza para publicidade comportamental. As funcionalidades atuais não efetuam decisões exclusivamente automatizadas com efeitos jurídicos ou efeitos semelhantes significativos sobre os titulares.

04 Acesso e partilha

O acesso depende da conta, da função e da ligação ao condomínio. A administração e os colaboradores autorizados podem consultar os elementos necessários à gestão e ao apoio. As mensagens são disponibilizadas aos participantes autorizados na respetiva conversa.

Os comunicados e as ocorrências publicadas para o condomínio podem ser consultados pelos seus membros com acesso. A publicação de uma ocorrência pode tornar visíveis o respetivo conteúdo, fotografias e acompanhamento dentro desse condomínio. Os conteúdos privados não são, por esse motivo, disponibilizados aos restantes membros.

Podem ainda ter acesso a dados os prestadores necessários à autenticação, alojamento, armazenamento, notificações e comunicação, sob os termos e deveres de proteção aplicáveis. Os dados podem ser comunicados a autoridades ou a profissionais sujeitos a dever de confidencialidade quando exista uma obrigação legal ou seja necessário para a defesa de direitos.

Os dados de um condomínio não são disponibilizados a membros de outros condomínios pela simples utilização da plataforma. A exportação ou partilha de conteúdos pelo próprio utilizador fica sujeita à sua responsabilidade e às regras aplicáveis.

05 Serviços e transferências internacionais

A infraestrutura da aplicação utiliza serviços Google Firebase para autenticação, base de dados, armazenamento, processamento, alojamento, proteção da aplicação e envio de notificações. A entrada com Google ou Apple implica também o tratamento previsto pelo fornecedor escolhido.

Alguns destes serviços tratam dados fora do Espaço Económico Europeu. Em particular, o serviço de autenticação do Firebase opera nos Estados Unidos; outros serviços podem utilizar infraestrutura global. A utilização da Habitzo não significa, por isso, que todos os dados sejam tratados exclusivamente em Portugal ou na União Europeia.

As transferências estão sujeitas aos mecanismos de proteção previstos na legislação e nos termos aplicáveis aos prestadores, incluindo decisões de adequação ou cláusulas contratuais-tipo, conforme o caso. Os titulares podem solicitar informação sobre as garantias aplicáveis através de geral@habitzo.ai.

Informação adicional: privacidade e segurança do Firebase, Política de Privacidade da Google e Política de Privacidade da Apple.

06 Conservação dos dados

Não existe um prazo único de conservação para todos os dados. A conservação depende da finalidade, da duração do serviço, de assuntos ainda em acompanhamento e das obrigações legais aplicáveis. A ausência de um prazo único não permite conservar dados sem necessidade.

• Conta e ligação ao condomínio: são conservadas enquanto necessárias ao acesso e à prestação do serviço. A saída do condomínio ou a eliminação da conta origina a avaliação dos dados que podem ser eliminados ou anonimizados e dos que ainda precisam de ser conservados por uma razão legítima.
• Mensagens, comunicados e ocorrências: são conservados enquanto necessários à comunicação, ao acompanhamento dos assuntos e ao registo da administração do condomínio. O fim do acesso de um membro não implica necessariamente a eliminação de registos necessários ao condomínio ou a outros participantes.
• Registos técnicos e de segurança: são conservados pelo tempo necessário à operação, à investigação de incidentes e à prevenção de abuso, de acordo com a finalidade e com os ciclos de conservação dos serviços utilizados.
• Documentos contabilísticos e fiscais, quando existam: aplica-se, em regra, o prazo legal de 10 anos aos documentos abrangidos pelas obrigações de arquivo da empresa. Este prazo é uma obrigação de conservação desses documentos e não um prazo geral para mensagens, fotografias ou contas da aplicação. Outros prazos legais específicos podem aplicar-se ao documento em causa.
• Reclamações e litígios: os elementos estritamente necessários podem ser conservados durante a resolução do assunto e o período em que sejam necessários ao exercício ou à defesa de direitos.

Quando deixa de existir uma finalidade ou obrigação que justifique a conservação, os dados são eliminados ou anonimizados. Os pedidos são tratados manualmente; não existe atualmente uma eliminação automática de todos os dados por inatividade. As cópias técnicas e de segurança dos prestadores podem seguir ciclos próprios de eliminação e não desaparecer imediatamente dos respetivos sistemas.

O prazo de arquivo dos documentos da empresa decorre, designadamente, do artigo 123.º do Código do IRC, quando aplicável.

07 Segurança, armazenamento local e permissões

A Habitzo utiliza autenticação, controlo de acessos por condomínio, ligações cifradas e mecanismos de proteção da infraestrutura. Estas medidas procuram reduzir o risco de acesso indevido, perda ou alteração de dados. Nenhum sistema permite garantir segurança absoluta.

A aplicação pode guardar no dispositivo informação de sessão, preferências, rascunhos e cópias de conteúdos para facilitar a utilização e o acesso temporário sem ligação. Terminar a sessão não equivale a eliminar a conta ou os dados guardados nos servidores.

A câmara e o acesso a fotografias são utilizados nas funcionalidades que os exigem, como a leitura de códigos ou o envio de imagens. As notificações dependem da autorização do dispositivo e podem ser desativadas nas suas definições. A recusa destas permissões limita as funcionalidades associadas.

O sítio habitzo.ai não utiliza atualmente ferramentas de publicidade ou medição de audiência. Os serviços de alojamento e autenticação podem tratar informação técnica e utilizar armazenamento necessário ao funcionamento e à segurança. A introdução de ferramentas não essenciais será acompanhada da informação e das escolhas exigidas pela legislação aplicável.

08 Direitos dos titulares

Nos termos legais e conforme o tratamento em causa, os titulares podem solicitar acesso aos seus dados, correção de informação inexata, apagamento, limitação do tratamento e portabilidade. Podem também opor-se a tratamentos baseados em interesse legítimo e retirar o consentimento quando este seja o fundamento, sem afetar os tratamentos anteriores à retirada.

Os pedidos são enviados para geral@habitzo.ai. Pode ser solicitada informação proporcional para confirmar a identidade e impedir o acesso ou a eliminação indevidos. Não deve ser enviada uma palavra-passe.

A resposta é prestada, em regra, no prazo de um mês após a receção do pedido. Quando a complexidade ou o número de pedidos o justifique, o prazo pode ser prorrogado por até mais dois meses, sendo a prorrogação e os motivos comunicados durante o primeiro mês. Se um pedido não puder ser integralmente satisfeito, são explicados os motivos e as possibilidades de reclamação.

O titular pode apresentar reclamação junto da Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), sem prejuízo do recurso aos tribunais.

10 Alterações e contacto

Esta política pode ser atualizada para refletir alterações dos serviços ou das obrigações aplicáveis. A versão atual é disponibilizada em habitzo.ai/privacy com a respetiva data. Alterações relevantes são comunicadas pelos meios adequados ao serviço.

Qualquer questão sobre esta política pode ser dirigida a geral@habitzo.ai ou enviada por correio para Habitzo Facilities, Unipessoal, Lda, Av. Sacadura Cabral, 183A 2E, 4560-480 Penafiel, Portugal.